Bukti transfer yang diunggah pelanggan belum dianggap uang. Nominalnya baru mengurangi tagihan setelah seseorang di panel Keuangan memeriksa dan menyetujuinya — tahap inilah yang memisahkan "pelanggan bilang sudah bayar" dari "uangnya benar-benar masuk".
Alurnya dari dua sisi
- Pelanggan membuka Tagihan di portal, menekan Bayar, lalu mengisi nominal yang ditransfer, bank pengirim, tanggal transfer, dan berkas bukti (gambar atau PDF). Status tagihannya berubah menjadi Menunggu Verifikasi.
- Di panel Keuangan (
/keuangan), menu Billing → Pembayaran menampilkan setoran itu dengan status Menunggu Verifikasi. Angka di samping nama menu menunjukkan berapa setoran yang masih menunggu. - Staf membuka setorannya, memeriksa berkas di bagian Bukti, dan mencocokkannya dengan mutasi rekening.
- Staf menekan Verifikasi dan memutuskan.
Mengisi keputusan
- Keputusan — Setujui — uang diterima atau Tolak — bukti tidak sah. Bawaannya setuju, jadi pastikan pilihannya benar sebelum mengirim.
- Kas / rekening penerima — wajib saat menyetujui; terisi otomatis dengan kas yang ditandai default di Akuntansi → Kas & Bank. Pilihan ini menentukan akun yang didebit di jurnal pelunasan.
- Catatan — alasan penolakan atau keterangan tambahan. Pelanggan ikut membacanya, jadi tulis yang membantu, misalnya "nominal di bukti berbeda".
Yang menentukan tanggal pembukuan adalah tanggal transfer yang diisi pelanggan, bukan tanggal Anda memverifikasi.
Yang terjadi sesudah disetujui
Nominalnya masuk ke tagihan dan jurnal penerimaan kas atas piutang terbit. Pelanggan menerima lonceng Pembayaran diverifikasi berikut sisa tagihannya. Bila tagihan kini terbayar penuh, rantai berikutnya berjalan otomatis dalam satu langkah:
- invoice menjadi Lunas, begitu pula pesanannya;
- pemenuhan dimulai — baris jasa masuk ke Pemenuhan → Antrean Jasa, baris layanan berlangganan ke Pemenuhan → Layanan; invoice perpanjangan memajukan jatuh tempo layanannya;
- pelanggan menerima lonceng "Pesanan … lunas" dan email pelunasan, staf yang boleh melihat pesanan menerima lonceng "Invoice … lunas".
Bila ditolak
Nominalnya tidak diakui dan status tagihan kembali ke keadaan sebelumnya. Pelanggan menerima lonceng Bukti pembayaran ditolak beserta catatan Anda, dan bisa mengunggah bukti baru dari halaman yang sama.
Pembayaran sebagian
Pelanggan boleh mencicil, asal tidak melebihi sisa tagihan. Setoran yang disetujui tetapi belum menutup tagihan membuat status tagihannya Dibayar Sebagian, sedangkan invoice tetap Terbit dan pesanan tetap menunggu pembayaran — pemenuhan belum dimulai. Selama ada uang yang sudah diterima atau bukti yang masih menunggu, pesanan tidak dibatalkan otomatis saat lewat jatuh tempo.
Menerima pembayaran langsung
Bila pelanggan membayar tunai atau Anda menerima transfer tanpa bukti di portal, buka tagihannya di Billing → Tagihan dan pakai Catat Setoran Tunai. Setoran ini langsung dianggap diterima tanpa antre verifikasi, dan efeknya ke invoice sama persis.
Siapa yang boleh
Panel Keuangan harus dinyalakan lebih dulu (lihat Sakelar Fitur dan Panel Tambahan). Tombol Verifikasi dan Catat Setoran Tunai hanya muncul bagi pemegang izin Verifikasi Pembayaran; peran Admin Usaha memegangnya secara bawaan.
Jebakan yang sering terjadi
- Menyaring daftar ke status Menunggu lalu lupa. Filter tersimpan di sesi Anda; kalau riwayat terasa "hilang", hapus filternya.
- Menyetujui tanpa mencocokkan mutasi. Persetujuan yang menutup tagihan langsung melunasi dan memulai pemenuhan — termasuk memulai aktivasi layanan berlangganan.
[Gambar — menu Billing → Pembayaran dengan badge jumlah setoran yang menunggu dan modal Verifikasi terbuka]