Pelanggan menerima kabar tentang invoicenya lewat tiga jalur: PDF yang bisa diunduh, email, dan lonceng notifikasi di portal. Ketiganya bekerja sendiri-sendiri, jadi mematikan satu tidak memutus yang lain.
PDF invoice
- Staf — buka invoice di Penjualan → Invoice. Di kepala halaman ada Preview Invoice Penjualan dan Cetak Invoice Penjualan. Siapa pun yang boleh membuka halaman invoice boleh mencetaknya.
- Pelanggan — buka pesanan di Pesanan Saya, lalu tekan Unduh invoice. Invoice perpanjangan layanan tidak punya pesanan, jadi PDF-nya sampai ke pelanggan sebagai lampiran email.
Isi PDF selalu salinan saat invoice terbit, sehingga mencetak ulang tak pernah mengubah angkanya. Invoice yang lunas dicetak dengan cap LUNAS beserta tanggal lunasnya, invoice yang batal dengan cap BATAL beserta alasannya. Invoice yang masih terbit memuat cara pembayaran: bayar online atau unggah bukti transfer di halaman Tagihan portal, ditambah rekening kas default bila sudah ditandai.
Mengatur tampilan PDF
Dokumen ini bernama Invoice Penjualan di Pengaturan → Pengaturan Cetak (di bawah Pengaturan Aplikasi). Di sana Anda bisa mengatur kop, kertas, Tampilkan cara pembayaran, dan Catatan kaki (bawaannya "Terima kasih atas pesanan Anda."). Mematikan Aktifkan dokumen ini menyembunyikan tombol unduh dan membuat email terkirim tanpa lampiran. Rinciannya di Cetak Dokumen dan Tanda Tangan.
Email ke pelanggan
Email transaksi dikendalikan sakelar Email ke pelanggan di tab Penjualan, section Penagihan — bawaannya menyala. Selama menyala, pelanggan menerima:
- Pesanan dibuat — nomor pesanan dan invoice, total, jatuh tempo, dengan PDF invoice terlampir.
- Invoice perpanjangan terbit — termasuk invoice gabungan, dengan PDF terlampir.
- Invoice lunas — tanda pembayaran diterima, dengan PDF bercap LUNAS.
- Pesanan dibatalkan — dengan kalimat yang menyebut siapa yang membatalkan.
Sakelar yang sama juga mengatur email pekerjaan jasa dan layanan berlangganan. Satu-satunya yang tidak ikut adalah email berisi sandi akun hosting, karena email itu satu-satunya jalan sandi sampai ke pelanggan — lihat Akun Hosting dan Sandi Pelanggan.
Pengingat jatuh tempo bukan bagian dari sakelar ini; ia diatur terpisah di panel Keuangan.
Kenapa email tidak sampai
- Pengiriman email (SMTP) belum diatur.
- Sakelar Email ke pelanggan dimatikan.
- Pelanggan tidak punya alamat email sungguhan — alamat yang dibuat otomatis oleh aplikasi tidak pernah dikirimi.
Email yang terkirim tanpa lampiran biasanya berarti dokumen Invoice Penjualan dinonaktifkan, atau pelanggan belum punya akun portal. Kegagalan email tidak pernah menggagalkan pesanan atau pelunasan.
Lonceng notifikasi
Lonceng tetap dikirim walau email dimatikan, asalkan pelanggan punya akun portal:
- Pembayaran diverifikasi atau Bukti pembayaran ditolak — setiap kali staf memutuskan sebuah setoran.
- Pesanan … lunas — dengan tombol Lihat pesanan; untuk invoice perpanjangan judulnya Invoice … lunas.
- Invoice perpanjangan … terbit atau Invoice gabungan … terbit — dengan tombol Bayar tagihan.
Di panel /bisnis, staf yang boleh melihat pesanan — dan Super Admin — menerima lonceng Invoice … lunas setiap kali sebuah invoice lunas.
[Gambar — PDF invoice bercap LUNAS dengan ringkasan Subtotal DPP, PPN, dan Total]