Pelanggan dengan beberapa layanan, atau dengan tagihan perpanjangan yang menumpuk, sering lebih suka membayar satu invoice saja. Selain lewat setelan pengelompokan Gabung otomatis per pelanggan, staf bisa menyatukan invoice perpanjangan yang sudah terbit secara manual — apa pun setelan pengelompokannya.
Langkah
- Buka Penjualan → Invoice. Cari nama pelanggannya, atau saring Status ke Terbit.
- Centang invoice yang akan digabung — paling sedikit dua. Hanya invoice perpanjangan berstatus Terbit yang bisa dicentang; kotak centang invoice pesanan tidak aktif.
- Buka menu aksi massal di atas tabel, pilih Gabungkan invoice.
- Baca keterangan di jendela konfirmasi, lalu tekan Gabungkan.
Bila berhasil, muncul pemberitahuan bahwa invoice baru sudah terbit, dengan tombol Lihat menuju invoice gabungannya.
Syarat penggabungan
- Paling sedikit dua invoice, semuanya milik satu pelanggan.
- Semuanya invoice perpanjangan. Invoice pesanan terikat pada pesanannya — pelunasannya memproses pesanan itu, dan pembatalannya lewat pesanan — jadi tidak bisa digabung.
- Semuanya berstatus Terbit. Invoice Lunas atau Batal ditolak.
- Tidak satu pun sedang dibayar: belum ada pembayaran yang terverifikasi (termasuk cicilan), tidak ada bukti transfer yang menunggu verifikasi, dan tidak ada bayar online yang masih berjalan.
Syarat terakhir mencegah uang yang sedang dalam perjalanan mendarat di tagihan yang sudah dibatalkan. Tunggu sampai bukti transfernya diverifikasi atau ditolak di panel Keuangan.
Bila satu syarat tak terpenuhi, muncul pemberitahuan Invoice tidak digabung yang menyebut invoice penyebabnya, dan tidak ada satu pun yang berubah.
Yang terjadi saat digabung
- Invoice lama menjadi Batal beserta tagihannya di modul Keuangan. Di halaman invoice lama, section Pembatalan mencatat alasan “Digabung ke …” dan tautan Digabung ke.
- Satu invoice baru terbit untuk pelanggan yang sama. Section Gabungan di halamannya mendaftar invoice asalnya.
- Baris invoice — layanan, periode, dan harga — disalin dari invoice lama. Pajaknya dihitung menurut setelan pada hari penggabungan, karena ini penerbitan baru. Karena itu totalnya bisa berbeda dari jumlah invoice lama bila setelan pajak sudah berubah, atau berselisih satu rupiah karena PPN dibulatkan sekali per invoice.
- Jatuh temponya adalah jatuh tempo paling awal di antara invoice lama. Menggabung tidak memundurkan jatuh tempo, jadi tidak memutihkan tunggakan: hitungan menuju penangguhan otomatis tetap berjalan dari tanggal itu.
- Pelanggan menerima email invoice perpanjangan berlampiran PDF, yang menyebut invoice mana saja yang digantikan dan bahwa invoice lama itu cukup dibayar lewat invoice baru (selama Email ke pelanggan menyala), serta lonceng portal bahwa invoice gabungan terbit.
Saat invoice gabungan lunas, jatuh tempo setiap layanan di dalamnya maju. Penerbitan perpanjangan malam berikutnya juga tidak menagih ulang periode yang sudah ada di invoice gabungan. Penggabungan tidak bisa diurungkan.
Siapa yang bisa menggabung
Aksi Gabungkan invoice hanya tampil bagi pemegang izin GabungkanInvoice, yang terpisah dari izin melihat invoice. Bawaannya izin ini dimiliki peran Admin Usaha, dan Super Admin selalu bisa. Pemberiannya diatur di Pengaturan → Role & Hak Akses.
[Gambar — daftar Invoice dengan dua invoice perpanjangan tercentang dan menu aksi massal Gabungkan invoice terbuka]