Layanan berlangganan — hosting, domain, atau langganan lain yang bersiklus bulanan sampai tiga tahunan — ditagih ulang tanpa staf perlu membuat apa pun. Setiap malam aplikasi memeriksa layanan yang jatuh temponya sudah dekat dan menerbitkan invoice perpanjangannya.
Layanan mana yang ditagih, dan kapan
Penerbitan berjalan sekali sehari, pukul 00.45 menurut zona waktu toko. Sebuah layanan ditagih bila:
- statusnya Aktif atau Ditangguhkan — layanan yang ditangguhkan tetap ditagih, karena ia masih milik pelanggan dan bisa dipulihkan;
- siklusnya berulang, bukan Sekali bayar;
- awal periode berikutnya sudah masuk jendela penerbitan, yaitu hari ini ditambah setelan Terbit sebelum jatuh tempo. Bawaannya 14 hari.
Layanan yang Dihentikan atau Dibatalkan tidak pernah ditagih lagi.
Penerbitan hanya berjalan selama modul Keuangan menyala, karena setiap invoice melahirkan tagihan di modul itu. Selama Keuangan mati, tidak ada invoice perpanjangan yang terbit; begitu dinyalakan lagi, periode yang tertinggal dikejar pada malam berikutnya — paling banyak 12 periode per layanan sekali jalan.
Isi invoice perpanjangan
- Satu baris per periode, menyebut nama layanan dan rentang periodenya. Periode itu juga tercetak di PDF invoice.
- Harganya adalah harga perpanjangan yang terkunci saat layanan dibeli. Perubahan harga katalog sesudahnya tidak mengubah tagihan pelanggan lama, dan biaya setup tidak ditagih ulang.
- Pajaknya mengikuti setelan pajak pada hari invoice terbit.
- Jatuh temponya sama dengan jatuh tempo layanan, yaitu hari pertama periode yang ditagih.
- Periode dihitung dari tanggal layanan aktif, jadi hari tagihnya tidak bergeser: layanan bulanan yang aktif 31 Januari ditagih untuk periode yang mulai 28 Februari, lalu 31 Maret.
Invoice ini terbit tanpa pesanan. Di Penjualan → Invoice, kolom Pesanan-nya bertuliskan Perpanjangan. Karena tidak berpesanan, ia tidak ikut dibatalkan otomatis oleh tenggat bayar pesanan. Akibat bila tak dibayar adalah penangguhan layanan — lihat Penangguhan Otomatis karena Tunggakan.
Tiga setelan
Ketiganya ada di Pengaturan → Pengaturan Aplikasi, tab Penjualan, section Perpanjangan layanan:
- Terbit sebelum jatuh tempo — 1 sampai 60 hari, bawaan 14.
- Satu invoice terbuka per layanan — bawaannya mati: invoice periode berikutnya tetap terbit walau invoice periode sebelumnya belum dibayar, sehingga tagihan bisa menumpuk. Bila dinyalakan, periode berikutnya baru terbit sesudah tidak ada lagi invoice perpanjangan layanan itu yang berstatus Terbit.
- Pengelompokan invoice — Satu invoice per layanan (bawaan: setiap periode setiap layanan menjadi invoice sendiri), atau Gabung otomatis per pelanggan (semua periode seorang pelanggan yang ditagih pada malam yang sama disatukan dalam satu invoice).
Invoice yang telanjur terbit terpisah masih bisa disatukan belakangan; caranya di Menggabungkan Invoice Perpanjangan.
Pelanggan diberi tahu
Setiap invoice perpanjangan yang terbit dikirim lewat email beserta PDF-nya, selama setelan Email ke pelanggan di section Penagihan menyala. Pelanggan yang punya akun portal juga menerima lonceng dengan tombol Bayar tagihan. Pelanggan membayarnya dari menu Tagihan di /portal, sama seperti invoice pesanan.
Saat invoice lunas
Begitu pembayarannya terverifikasi dan invoice menjadi Lunas, jatuh tempo layanan maju satu periode. Jatuh tempo hanya maju melewati periode yang lunas berurutan: bila pelanggan melunasi periode yang lebih belakang lebih dulu, periode itu baru terhitung saat periode sebelumnya ikut lunas. Bila layanan sedang ditangguhkan karena tunggakan dan kini tak ada lagi invoice yang menunggak, ia pulih di saat yang sama.
Riwayatnya terlihat di Pemenuhan → Layanan, section Perpanjangan pada detail layanan: nomor invoice, periode, nilai tagihan, dan statusnya, terbaru dulu.
[Gambar — section Perpanjangan layanan di tab Penjualan, berisi tiga setelan beserta nilai bawaannya]