Setiap pembeli tercatat sebagai satu baris di Penjualan → Pelanggan. Baris ini lahir dengan dua cara: pelanggan mendaftar sendiri di portal, atau staf mencatatnya dari panel /bisnis. Keduanya menghasilkan data yang sama.
Mencatat pelanggan baru
- Buka Penjualan → Pelanggan dan buat pelanggan baru.
- Pilih Jenis: Perorangan atau Badan Usaha. Untuk badan usaha, isian Nama Usaha muncul dan wajib diisi, sementara isian nama berganti menjadi Nama Kontak.
- Isi Email — wajib, dan tidak boleh sama dengan email pelanggan aktif lain. Email ini adalah alamat invoice sekaligus email login portal pelanggan.
- Isi Telepon dan NPWP bila ada. NPWP 15 digit, atau 16 digit untuk NPWP berbasis NIK; titik dan strip boleh ditulis.
Kenapa jenis pelanggan penting
Jenis menentukan perlakuan pajak. Pelanggan badan usaha memotong PPh 23 atas jasa dan menyerahkan bukti potongnya; perorangan tidak. Pastikan jenisnya benar sebelum pelanggan memesan — lihat PPh 23 dan Bukti Potong.
Invoice menyimpan salinan data pembeli saat terbit: nama, nama usaha, jenis, email, telepon, dan NPWP. Mengubah data pelanggan hari ini hanya berlaku untuk invoice berikutnya; invoice yang sudah terbit tetap seperti saat dikirim.
Halaman pelanggan
Halaman detail pelanggan merangkum Informasi Pelanggan, Alamat Utama, dan Akun Login (username, email akun, dan apakah emailnya sudah diverifikasi). Di bawahnya ada empat tab:
- Alamat — daftar alamat pelanggan.
- Pesanan — nomor, tanggal, total, dan status setiap pesanan. Hanya-baca; pembatalan dilakukan di Penjualan → Pesanan.
- Invoice — nomor, tanggal terbit, total, jatuh tempo, dan status. Hanya-baca; rinciannya di Penjualan → Invoice.
- Akun Login — akun portal pelanggan; lihat Akun Portal Pelanggan.
Layanan milik pelanggan tidak punya tab di sini. Carilah di Pemenuhan → Layanan — pencarian di sana mencakup nama pelanggan dan nama usahanya.
Alamat dan alamat utama
Di halaman detail, tab Alamat hanya untuk dibaca. Untuk menambah atau mengubah alamat, buka halaman sunting pelanggan. Setiap alamat berisi:
- Penerima — Label (misalnya Rumah, Kantor, Gudang), nama Penerima, Telepon Penerima, dan Jadikan alamat utama.
- Lokasi — Jalan, Kelurahan/Desa, Kecamatan, Kota/Kabupaten, Provinsi, dan Kode Pos.
Alamat pertama selalu menjadi alamat utama, dan setiap pelanggan hanya punya satu alamat utama. Aksi Jadikan utama memindahkan statusnya; bila alamat utama dihapus, alamat lain otomatis naik menggantikannya. Pesanan layanan dan jasa saat ini tidak membawa alamat kirim, jadi alamat terutama berguna sebagai catatan kontak.
Menghapus pelanggan
- Pelanggan yang masih tertaut akun login tidak bisa dihapus. Lepas akunnya dulu lewat menu Users.
- Pelanggan yang sudah pernah memesan tidak bisa dihapus permanen, karena pesanannya bergantung pada baris itu.
- Pelanggan yang terhapus bisa dipulihkan, dan emailnya boleh dipakai pelanggan baru.
Di daftar pelanggan, saring dengan Jenis atau Akun Login (Sudah punya akun / Belum punya akun). Pencarian mencakup nama, nama usaha, dan email — tidak NPWP, karena NPWP disimpan terenkripsi.
[Gambar — halaman detail pelanggan badan usaha dengan tab Alamat, Pesanan, Invoice, dan Akun Login]