Pelanggan memesan, membayar, dan melihat layanannya lewat portal /portal. Untuk itu ia butuh akun login yang tertaut ke data pelanggannya. Data pelanggan bisa ada tanpa akun — staf tetap bisa mengolahnya — tetapi tanpa akun pelanggan tak bisa masuk sendiri.
Jalan pertama: pendaftaran mandiri
Selama Pendaftaran mandiri pelanggan di tab Penjualan menyala (bawaannya menyala), halaman login portal menampilkan tautan daftar. Formulir Daftar Akun Pelanggan hanya meminta nama, email, telepon (opsional), dan password. Sesudah Daftar Akun:
- akun berperan Pelanggan dan data pelanggan berjenis Perorangan lahir bersamaan;
- bila email itu sudah dicatat staf sebagai pelanggan tanpa akun, akun baru ditautkan ke data itu — tidak dibuat pelanggan kedua, dan data catatan staf tidak ditimpa isian formulir;
- bila email itu milik pelanggan yang sudah punya akun, pendaftaran ditolak dan pelanggan diarahkan untuk masuk atau memakai lupa password.
Jenis badan usaha, nama usaha, dan NPWP tidak diminta saat mendaftar; pelanggan melengkapinya sendiri di Profil Saya. Mematikan sakelar pendaftaran menyembunyikan tautannya dan menutup halaman daftar, tanpa mengganggu akun yang sudah ada.
Verifikasi email selalu wajib
Setiap akun portal wajib memverifikasi emailnya sebelum bisa memakai portal. Sampai tautan di email itu diklik, pelanggan tertahan di halaman verifikasi. Kewajiban ini berlaku untuk akun dari pendaftaran maupun dari staf, dan tidak bisa dimatikan. Karena itu pastikan pengiriman email di tab Mail / SMTP sudah berfungsi sebelum pelanggan mulai mendaftar.
Jalan kedua: dibuatkan staf
- Buka pelanggan di Penjualan → Pelanggan, tab Akun Login.
- Tekan Buat Akun. Akun memakai email pelanggan, berusername
pelanggandiikuti nomor pelanggan, langsung berperan Pelanggan, dan berpassword acak. - Beri tahu pelanggan cara mendapatkan passwordnya: memakai lupa password di halaman login portal, atau Anda mengisi password lewat Reset Password lalu menyampaikannya. Isi Password Baru (opsional) — bila dikosongkan, password diganti nilai acak yang tidak ditampilkan.
Pembuatan akun tidak mengirim email apa pun. Bila email pelanggan sudah dipakai akun lain, akun tidak dibuat dan aplikasi tidak mengarang alamat pengganti — invoice ke alamat karangan tak akan pernah sampai. Selesaikan dulu bentroknya, misalnya pelanggan yang terdaftar dua kali.
Email pelanggan mengikuti email akun
Begitu pelanggan punya akun, isian Email di form pelanggan terkunci dan mengikuti email login. Bila email akun diubah — oleh pelanggan dari menu profil akunnya, atau oleh staf di Pengaturan → Users — email pelanggan ikut berubah. Di Profil Saya portal, email pun hanya bisa dibaca.
Yang bisa dilakukan staf
- Reset Password dan Kelola Role dari tab Akun Login. Akun pelanggan cukup berperan Pelanggan; peran itu hanya membuka portal, tidak panel staf.
- Masuk sebagai pelanggan lewat aksi impersonate untuk melihat portal persis seperti yang ia lihat. Setiap sesinya tercatat di Log Impersonasi.
- Menonaktifkan akun lewat Akun Aktif di menu Users bila pelanggan tak boleh lagi masuk, tanpa menghapus datanya.
Panduan dari sisi pelanggan ada di Mendaftar dan Masuk ke Portal.
[Gambar — tab Akun Login di halaman pelanggan dengan tombol Buat Akun]